Als een werknemer regelmatig kosten voor de zaak maakt, mag de werkgever deze kosten (onbelast) vergoeden. Niet alle kosten zijn onbelast te vergoeden.
Onbelast mogen bijvoorbeeld zijn:
- consumpties tijdens de werktijd die geen deel uitmaken van een maaltijd
- werkkleding (mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan)
- vakliteratuur
- representatiekosten ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, zoals recepties, giften en relatiegeschenken.
Vast bedrag
Een werkgever kan deze kosten vergoeden op declaratiebasis, maar hij kan ook een vaste onkostenvergoeding per maand afspreken. De vergoeding moet wel goed onderbouwd worden en – vooraf – gespecificeerd zijn naar het soort van de kosten, alsmede de omvang. De belastingdienst kan steekproefsgewijs vragen aan de werkgever om bij te houden welke kosten zijn gemaakt. Dat betekent dat de werknemers gedurende een bepaalde periode (bijvoorbeeld een maand of drie) bonnen moeten bewaren van al hun zakelijke kosten. Ook als de vergoeding op basis van een CAO wordt betaald, is deze vergoeding nog niet zonder meer vrijgesteld van belasting.
Recent heeft de Hoge Raad een uitspraak gedaan over de onderbouwing van een onkostenvergoeding. De directeurs en het personeel van een bedrijf kregen een onkostenvergoeding voor representatiekosten. Bij de directeurs was de onkostenvergoeding onder meer incidentele lunchkosten, als zij relaties mee uit eten nemen. De inspecteur meende dat deze kosten niet in een vaste onkostenvergoeding mochten worden meegenomen, omdat de kosten niet regelmatig, maar incidenteel voorkwamen. De Hoge Raad vond het echter wél goed dat deze kosten in een vaste vergoeding worden meegenomen. Mits maar aannemelijk is dat de kosten zich over het hele jaar bezien wel tot de veronderstelde omvang zullen voordoen. De werkgever mag dan niet ook nog eens aanvullende betalingen op declaratiebasis voldoen.
Bewijslast
Daarnaast verstrekte het bedrijf het overige personeel een vergoeding voor traktaties op kantoor vanwege verjaardagen en dergelijke (zogenaamde ‘interne representatiekosten’). Deze kosten mochten niet vergoed worden, omdat deze voortvloeiden uit de persoonlijke relatie tussen de werknemers onderling en niet zozeer uit de dienstbetrekking. Deze uitspraak wil niet zeggen dat deze kosten nooit meer vergoed mogen worden, maar wel dat de bewijslast hiervoor een stuk zwaarder is geworden.
Twijfelt u erover om een onkostenvergoeding in te voeren, dan kan het handig zijn om, samen met uw adviseur, vooraf met de belastingdienst af te stemmen hoe hoog de onkostenvergoeding mag zijn. Ook verdient het aanbeveling om al, vóórdat de belastingdienst erom vraagt, zelf een steekproef uit te voeren en uw werknemers te vragen om bonnetjes te bewaren.
Drs. P.H. Eenhoorn
BDO CampsObers Belastingadviseurs
